Conditions Générales de Service – Refoz

1. Objet

Les présentes Conditions Générales de Service (« CGS ») ont pour objet de définir les modalités et conditions d’accès et d’utilisation des Services fournis par Refoz ainsi que les droits et obligations de Refoz et du Client (ensemble les « Parties »).

Les CGS sont accessibles à tout moment sur le Site et prévalent sur toute autre version. Les documents constituant le Contrat, par ordre de priorité décroissant :

1. Les éventuelles Conditions Particulières ;
2. L’Accord de Traitement des Données (DPA) ;
3. Les présentes CGS ;
4. Les éléments de commande (bon de commande ou souscription en ligne) acceptés par le Client.

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prime. Toute documentation marketing n’a qu’une valeur informative. Les conditions d’achat du Client sont inopposables sauf acceptation expresse d’Refoz. Toute utilisation des Services (y compris à l’essai) vaut acceptation du Contrat par le Client, qui s’engage à le faire respecter par ses Utilisateurs.

Modifications. Refoz peut modifier le Contrat à tout moment (évolution technique et/ou légale). Les modifications prennent effet à leur publication sur le Site et sont notifiées au Client par tout moyen. En cas de modification défavorable, le Client peut résilier sans frais sous 30 jours calendaires à compter de la publication, par lettre recommandée avec AR. Les modifications imposées par la loi ne permettent pas la résiliation. Les termes modifiés s’appliquent aux Services en cours afin de garantir un ensemble contractuel homogène.

2. Accès – Compte

2.1. Prérequis

2.1.1. Le Logiciel fonctionne avec des services de messagerie professionnels. Il est compatible avec Microsoft 365 et Google Workspace. Pour tout autre environnement, des tests préalables (à la charge du Client) devront vérifier la compatibilité.

L’installation d’add-ins ou de composants supplémentaires peut être nécessaire et reste à la charge et sous la responsabilité du Client.

2.1.2. Le Client est responsable, à ses frais, de l’acquisition, de l’installation, de la maintenance, de la sécurité et de la connexion de ses équipements et moyens de télécommunications (y compris l’accès Internet). Il paramètre le Logiciel selon la documentation fournie. Refoz peut proposer, le cas échéant, des prestations d’accompagnement facturables.

2.2. Accès et création de Compte

L’accès aux Services nécessite une connexion Internet et un navigateur à jour (Refoz recommande Google Chrome). La création d’un Compte est requise sur le Site. Le Client déclare disposer des pouvoirs nécessaires pour créer un Compte, commander et accepter le Contrat.

Le Client s’engage (et fait respecter par ses Utilisateurs) la confidentialité des identifiants de connexion. Refoz n’est pas responsable des conséquences d’une divulgation d’identifiants, sauf faute prouvée. Toute suspicion d’usage non autorisé doit être signalée immédiatement à : support : support@Refoz.com

Tout comportement du Client/Utilisateur mettant en péril la sécurité ou le fonctionnement des Services, ou toute suspicion de fraude, peut entraîner une suspension immédiate sans préavis. Refoz peut accéder au Compte en mode supervision par un personnel habilité, notamment en cas de création de Compte suspecte.

Le Client s’engage notamment à :
• Communiquer des informations exactes et les maintenir à jour ;
• Sauvegarder son Contenu avant toute utilisation et régulièrement pendant l’usage ;
• Organiser, via l’Administrateur, les droits et accès des Utilisateurs.

2.3. Administrateur

Le Client désigne un ou plusieurs Administrateurs chargés du paramétrage, de la configuration et de la connexion des données de messagerie nécessaires au chargement des données Utilisateurs. Le Client demeure seul responsable de l’exactitude des informations du Compte, y compris en cas de départ de collaborateurs.

3. Services

3.1. Description

Le Service principal permet de créer, déployer et piloter des signatures e-mail pour les Utilisateurs, notamment :

• Automatiser la gestion des signatures à partir du Compte ;
• Créer des modèles de signatures ;
• Ajouter des bannières de communication sous les signatures ;
• Appliquer signatures et bannières dans les paramètres de messagerie des Utilisateurs (Microsoft 365 / Google Workspace).

Des prestations accessoires peuvent être proposées (ex. cartes de visite électroniques), selon offre du moment.

3.2. Souscription et durée

L’accès au Logiciel nécessite un Abonnement composé d’un certain nombre de Licences. L’Abonnement débute à la date de validation pour une (1) année maximum et se renouvelle tacitement pour des périodes successives d’un (1) an, sauf dénonciation conformément à l’article 6.

L’Échéance intervient : (i) à l’issue d’un (1) an à compter de la souscription ou de la dernière reconduction ; ou (ii) lorsque le Client a consommé l’intégralité des Licences avant la date anniversaire.

3.3. Livraison

Les Licences et options sont activées à réception du paiement intégral, sauf accord écrit contraire. Les livrables de prestations accessoires ne sont remis définitivement qu’après paiement intégral.

3.4. Assistance et formation

Assistance par chat ou e-mail ([support@Refoz.com]) du lundi au vendredi, 09:00–12:00 et 14:00–17:00 (heure de Paris, jours ouvrés). Sauf stipulation contraire, Refoz ne garantit pas de délais d’intervention ou de résolution. Des formations peuvent être proposées sur devis.

3.5. Modifications de Service

Refoz peut faire évoluer les Services ou en proposer de nouveaux. En cas de dégradation substantielle, le Client peut résilier sans frais le Service concerné sous 30 jours à compter de l’entrée en vigueur (LRAR). Les évolutions imposées par la loi ne donnent pas lieu à résiliation.

4. Beta Test

Refoz peut proposer, à sa discrétion, des versions Bêta gratuites à des Clients volontaires, aux conditions suivantes : usage limité à l’essai, accès réservé aux Utilisateurs, confidentialité des informations, retour d’expérience non public (sauf accord) et sauvegardes préalables par le Client. Les versions Bêta peuvent comporter des bugs, réinitialiser ou effacer des données et endommager des équipements. L’accès peut être modifié, suspendu ou interrompu à tout moment.

5. Commande – Prix – Facturation

5.1. Commande

La commande s’effectue via l’application web en ligne ou un bon de commande Refoz. Le Client reconnaît avoir vérifié l’adéquation des Services à ses besoins. Un e-mail de confirmation est adressé après validation. Refoz (et/ou son prestataire paiement) peut réaliser des contrôles anti-fraude et solliciter des informations complémentaires. Refoz peut refuser une commande en cas d’impayés ou litige antérieur.

En validant sa commande et en procédant au paiement, le Client reconnaît expressément que l’exécution du Service débute immédiatement.

Conformément à l’article L221-28 du Code de la consommation, il renonce donc à son droit de rétractation, le Service consistant en une prestation pleinement exécutée avant la fin du délai légal de rétractation et/ou en la fourniture de contenus numériques personnalisés ou non susceptibles d’être réutilisés.

5. Prix, facturation et modifications tarifaires

5.1 Types d’abonnement et tarification

La Solution propose trois formules :

Règles spécifiques :

• Version gratuite : suppression du tag entraîne :
  
  
  • Premier avertissement : Jour 1
    
    
  • Deuxième avertissement : Jour 3
    
    
  • Suspension définitive du compte : Jour 5
    
    
• Espace Revendeur : accès conditionné à au moins 2 clients actifs. L’Éditeur peut vérifier la validité des clients à tout moment. Toute fraude ou manipulation entraîne la suspension immédiate du compte.
  
  

5.2 Prix applicable et renouvellement

• Le prix applicable est celui en vigueur à la facturation.
  
  
• Au renouvellement, le prix peut évoluer automatiquement selon l’usage des crédits durant la période écoulée, sans pouvoir être inférieur au prix précédent.
  
  
• Sauf meilleur accord, le nombre de crédits retenu pour le prix de renouvellement correspond à la moyenne annuelle ou la moyenne des trois derniers mois d’utilisation, selon la valeur la plus élevée.
  
  
• Les prix sont indiqués HT (TVA en sus). Paiement à la commande, sauf stipulation contraire.
  
  
• Le règlement s’effectue en ligne (carte bancaire/SEPA via canal sécurisé) ou par tout autre moyen disponible. Le Client autorise Refoz à prélever le montant dû et s’assure du maintien de moyens de paiement valides.
  
  
• Retard de paiement > 4 jours : accès aux Services susceptible d’être suspendu.
  
  
• À chaque Échéance, le prélèvement est automatique selon les dernières coordonnées bancaires connues.
  
  

5.3 Facturation et contestation

• Les factures sont disponibles dans le Compte.
  
  
• Toute contestation doit être notifiée sous 30 jours (LRAR ou e-mail). À défaut, la facture est réputée acceptée.
  
  
• En cas de retard, une indemnité forfaitaire de 40 € par facture est due, ainsi que des pénalités au taux de 3× l’intérêt légal à compter du lendemain de l’échéance.
  
  
• Les frais de recouvrement supplémentaires justifiés sont refacturés.
  
  
• Aucun escompte pour paiement anticipé.
  
  

5.4 Modifications tarifaires

• Refoz peut modifier ses tarifs à tout moment pour les nouvelles commandes.
  
  
• Pour les Services en cours (hors mécanisme de 5.2), toute hausse est notifiée 30 jours avant entrée en vigueur. Le Client peut résilier sans frais le ou les Services concernés (remboursement au prorata temporis).
  
  
• Les nouvelles taxes ou hausses réglementaires peuvent être répercutées sans préavis et sans droit à résiliation.

  6.Résiliation

6.1. Principe

Chaque Partie peut désactiver le renouvellement automatique. Pour prise en compte à l’issue de la période en cours : notification avant consommation de 75 % des Licences disponibles et au plus tard 90 jours avant l’Échéance (LRAR). Les Clients payant par carte/prélèvement peuvent désactiver depuis le Compte Administrateur.

La désactivation vaut non-renouvellement à terme. À l’échéance, l’accès aux Services est coupé. Aucun remboursement n’est dû pour la non-utilisation totale ou partielle.

6.2. Résiliation pour manquement

En cas de manquement non réparé dans les 15 jours suivant notification (e-mail ou LRAR), la Partie lésée peut résilier de plein droit le Contrat, sans préjudice de dommages et intérêts. Refoz peut résilier sans préavis en cas de non-respect de la loi ou de comportement mettant en péril la sécurité/le fonctionnement des Services. La résiliation aux torts du Client rend immédiatement exigibles les sommes dues.

6.3. Réversibilité

À l’expiration/résiliation, sauf accord contraire, toutes les données (y compris Contenu et données personnelles) sont supprimées sous 30 jours, sauf obligation légale de conservation ou nécessité de protection des droits d’Refoz. Le Client doit sauvegarder par lui-même ses données avant la fin d’accès. L’assistance peut guider la sauvegarde, mais Refoz n’exécute pas de prestation de récupération/migration sans accord et facturation.

Le Client désinstalle/déconnecte tout composant nécessaire aux Services (add-ins, API, etc.).

7. Obligations des Parties

7.1. Client

(a) Utiliser le Logiciel conformément à sa destination, à la documentation et aux recommandations de l’assistance. Le Client est seul responsable des éléments/données/Contenus qu’il utilise/héberge et garantit détenir les droits/autorisations nécessaires.
(b) Refoz n’étant pas partie aux contrats de services tiers (ex. messagerie), elle n’en garantit ni la disponibilité ni la conformité.
(c) Se conformer aux lois et règlements applicables ; l’usage illicite est interdit et peut entraîner la suspension immédiate.
(d) Effectuer des sauvegardes régulières.
(e) Ne créer aucune confusion avec Refoz. Le Client est seul responsable de ses relations avec les tiers et garantit Refoz contre toute réclamation y afférente (utilisation frauduleuse, non-conforme, violation de droits de tiers, etc.).

7.2. Refoz

(a) Mettre en œuvre des meilleurs efforts pour délivrer les Services conformément au Contrat (obligation de moyens).
(b) Devoir d’information et conseil dans la limite des règles applicables ; Refoz ne garantit pas que les Services répondront à des exigences de performance spécifiques ni un fonctionnement sans discontinuité.
(c) Respecter les lois applicables et les droits des tiers. Le personnel d’Refoz reste sous sa seule autorité.
(d) Assurer la maintenance corrective et évolutive. Les mises à jour sont automatiques. Il est interdit d’intervenir sur le Logiciel ou de faire intervenir un tiers.
(e) S’efforcer d’assurer la continuité des Services ; des interruptions peuvent survenir (maintenance/événements externes). Sauf conditions particulières, aucun SLA n’est garanti.

8. Propriété intellectuelle et industrielle

8.1. Droits du Client

Le Client conserve tous les droits sur son Contenu (textes, images, logos, marques, etc.).

8.2. Droits d’Refoz et licence d’utilisation

Le Logiciel, le Site, leurs contenus (hors Contenu client), modèles, templates, technologies, documentation, noms, logos et slogans sont la propriété d’Refoz ou de ses concédants. Pendant la période d’évaluation et pendant l’Abonnement, Refoz concède au Client et à ses Utilisateurs un droit d’utilisation non exclusif et non transférable.

Il est interdit de : diffuser, céder, louer, sous-licencier, publier, reproduire en dehors de l’usage du Logiciel, traduire, adapter, assembler, désassembler, décompiler, fusionner, contourner des restrictions ou collecter des informations pour rivaliser avec Refoz. Le Client respecte toutes mentions de propriété et licences de tiers (ex. banques d’images). La récupération/sauvegarde brute des images/templates fournis est interdite.

9. Confidentialité

Les Parties peuvent échanger des Informations Confidentielles. Ne sont pas confidentielles : (i) les références commerciales visées à l’article 13 ; (ii) les informations publiques, déjà connues, licitement reçues d’un tiers.

Chaque Partie protège les Informations Confidentielles avec un degré de précaution au moins équivalent à celui appliqué à ses propres informations. Dérogations : (i) exécution du Contrat (personnel, sous-traitants habilités) ; (ii) obligation légale ; (iii) demandes d’autorités ; (iv) protection des droits ; (v) accord écrit de l’autre Partie.

Durée : pendant le Contrat et 2 ans après sa cessation. Refoz peut utiliser des données d’usage anonymisées pour établir des statistiques partageables avec des tiers.

10. Données personnelles (RGPD)

Dans le cadre du Contrat, des données à caractère personnel (identité, coordonnées professionnelles, etc.) peuvent être traitées. Les Parties s’engagent à respecter la réglementation applicable, notamment le RGPD.

Rôles :
• Responsables de traitement indépendants pour la gestion de la relation commerciale (données des collaborateurs/Utilisateurs de l’autre Partie).
• Responsable de traitement : le Client pour les traitements décrits dans le DPA.
• Sous-traitant : Refoz pour les traitements réalisés pour le compte du Client selon ses instructions documentées (DPA annexé aux CGS).

Droits des personnes : accès, rectification, effacement, limitation, opposition (pour motifs légitimes impérieux). Pour les traitements opérés par Refoz : DPO : support@refoz.com / Adresse postale : 53 55 RUE JEAN JAURES (LOMME) 59000 LILLE . La Politique de confidentialité détaillée figure sur le Site.

11. Responsabilité

11.1. Principe

Chaque Partie répond des dommages directs et prévisibles causés à l’autre du fait de ses manquements prouvés. Aucun dédommagement pour dommages indirects (perte de profit, chiffre d’affaires, données, chance, etc.).

11.2. Exclusions et limitation

Refoz n’est pas responsable notamment : (a) du non-respect du Contrat par le Client ; (b) du non-respect des prérequis ; (c) d’un usage anormal/frauduleux/négligent ; (d) d’une inadéquation aux besoins spécifiques ; (e) d’intrusions/maintien frauduleux/extractions illicites malgré des mesures de sécurité conformes à l’état de l’art ; (f) d’incidents Internet (perte/altération/divulgation) ; (g) de pertes de Contenu/ données (sauvegardes à la charge du Client) ; (h) des défaillances de tiers (FAI, messagerie, etc.) ; (i) des suspensions prévues au Contrat ; (j) des modifications prévues au Contrat ; (k) de la force majeure.

Plafond : sauf dommages corporels, dol ou faute lourde, la responsabilité pécuniaire d’Refoz est limitée au montant payé par le Client à Refoz sur les 12 mois précédant le fait générateur, tous chefs de préjudice confondus.

11.3. Assurances

Chaque Partie déclare être couverte par une assurance responsabilité civile professionnelle auprès d’un assureur notoirement solvable et produire les justificatifs à première demande.

12. Force majeure

Aucune Partie n’est responsable en cas d’empêchement ou de retard dû à un événement de force majeure au sens du droit français. Sont notamment réputés tels : pannes/interruptions/sabotages des réseaux, pandémies, incendies, inondations, intempéries exceptionnelles, émeutes, guerres, grèves totales ou partielles.

La force majeure suspend les obligations pendant sa durée. Si elle excède 30 jours consécutifs, chaque Partie peut résilier les Services concernés, 8 jours après LRAR.

13. Publicité (références clients)

Refoz est autorisée à mentionner la dénomination sociale et le logo du Client comme référence commerciale, ainsi que les prestations réalisées à des fins d’illustration, sur tout support. Le Client peut retirer son accord à tout moment en écrivant à : contact@refoz.com [support@Refoz.com].

14. Cession – Sous-traitance

14.1. Cession

Refoz peut librement transférer le Contrat à un tiers. Le Client accepte que, le cas échéant, Refoz soit libérée de ses obligations futures. La cession de Compte par le Client est interdite sans accord écrit préalable. Ne constituent pas des cessions : changements d’actionnariat/contrôle, fusion, apport, cession de fonds/activité. Le Client informe Refoz sans délai en cas d’opération concernée.

14.2. Sous-traitance

Refoz peut recourir à des sous-traitants (voir DPA). Refoz demeure l’interlocuteur et le responsable unique vis-à-vis du Client, dans les limites du Contrat.

15. Généralités

Indépendance. Les Parties agissent en partenaires indépendants.
Preuve. Les enregistrements informatiques (logs, commandes, décomptes de Licences, etc.) d’Refoz ou de ses prestataires font foi.
Divisibilité. La nullité d’une clause n’affecte pas la validité du reste du Contrat.
Tolérance. Aucune tolérance ne vaut renonciation.
Titres. Les titres ne servent qu’à faciliter la lecture.
Traduction. En cas de divergence, la version française prévaut.

16. Loi applicable – Juridiction compétente

Le Contrat est soumis au droit français. À défaut d’accord amiable, tout litige relatif à sa validité, interprétation, exécution ou résiliation relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort de la Cour d’appel de [Ville de juridiction – ex. Paris].

17. Définitions

Abonnement : droit d’accès et d’utilisation des Services en contrepartie d’un prix.

Administrateur : Utilisateur désigné par le Client pour administrer le Compte (identifiant + mot de passe).

Conditions Particulières (CP) : accord écrit négocié et signé entre les Parties.

Client : personne (morale ou physique) souscrivant aux Services d’Refoz.

Compte : interface d’administration permettant d’automatiser la gestion des signatures e-mail.

Contenu : éléments (textes, images, etc.) insérés/utilisés par le Client dans le Logiciel.

DPA : Accord de traitement des données personnelles annexé aux CGS.

Échéance : fin de période d’Abonnement au sens de l’article 3.2.

Informations Confidentielles : toute information non publique échangée entre les Parties, quelle qu’en soit la forme (technique, commerciale, financière, marketing, algorithmes, documents internes, etc.).

Licence : droit affecté à un Utilisateur pour la mise à jour automatique d’une signature e-mail via le Service.

Logiciel : logiciel Refoz édité par [Raison sociale Refoz].

RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.

Services : services fournis par Refoz via le Logiciel et services associés.

Site : site Internet [www.Refoz.com] et ses sous-domaines (app.Refoz.com, Refoz.fr, Refoz.io, Refoz.email, Refoz.cards, etc.).

Utilisateur : toute personne agissant pour le compte du Client et bénéficiant des Services.